L’élaboration d’un cahier des charges marque le début d’une relation contractuelle entre l’entreprise et le prestataire. Il peut porter sur tout type de prestation. Son contenu doit être adapté à la demande.
DÉFINITION
Élabore par le client, le cahier des charges décrit de manière précise la demande de l’entreprise et les services attendu par le prestataire.
Ce document contractuel, consigné par les deux parties, possède une valeur juridique en cas de conflit. Selon la jurisprudence, en l’absence de ce document, il est impossible de déterminer les responsabilités de chacune des parties.
LE RÔLE DU CAHIER DES CHARGES
Le cahier des charges présente un double intérêt :
- Il permet au client de comparer les offres et les devis sur des propositions conformes à ses attentes,
- Il permet au prestataire d’apprécier l’ampleur du projet et sa complexité, et ainsi de proposer une offre la plus adaptée possible en termes de coût, de ressources humaines et de qualité.
LA RÉDACTION ET LA FORME DU CAHIER DES CHARGES
Le cahier des charges est généralement rédigé par le client (chargé de communication, responsable du projet…).
Toutefois, celui-ci peut en externalisé la rédaction et le confier à une agence de communication qui assurera le suivi et la réalisation du projet.
La normalisation du cahier des charges n’existe que pour le secteur public. Dans ce cas, conformément au Code des marchés publics, il doit comporter des documents obligatoires, parmi lesquels : l’acte d’engagement, le cahier des clauses administratives particulières et le cahier des clauses technique particulières.
LE CONTENU DU CAHIER DES CHARGES
Les informations fournies dans le cahier des charges dépendent étroitement des prestations attendues.
Le contenu influence directement la réponse du prestataire : peu détaillé, il ne favorise pas une offre complète.
A l’inverse, un cahier des charges trop précis risque de limiter la force de conseil du prestataire.
Les informations générales sur l’entreprise
- Son histoire
- Son secteur d’activité
- Ses publics
- La concurrence
- La communication antérieure et les objectifs généraux
- Les coordonnées des personnes en charge du projet…
La présentation de l’objet de la demande
- La problématique et les objectifs à atteindre
- Les publics visés
- Le budget et les contraintes (charte graphique, mentions légales…)
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Les services complémentaires demandés
- La livraison
- L’installation
- Le suivi
- La formation…
Les clauses juridiques
- Les délais à respecter
- Les clauses de cession des droits (images, photos, textes…)
- Les pénalités en cas de non-respect des délais
- Les tribunaux compétents en cas de litiges
- Les modalités de paiement
Les modalités de réponse
- Le calendrier des réponses
- Les documents à fournir par le prestataire
- Les références à apporter par le prestataire
- L’exigence de certaine norme de qualité
Des informations techniques
Pour une conception graphique
- La nature du support à concevoir
- L’ambiance, le ton à exprimer (démonstratif, humoristique, informatif, complice…)
- L’utilisation ou non des couleurs
- Le forma du document
- Le suivi de la production
Pour une production de support
- Le format (ouvert, fermé…)
- Le nombre de pages
- Le nombre de couleurs
- Le type et le poids du papier
- Le façonnage
- Le nombre d’exemplaire
Pour un site internet
- La nature du site (site vitrine, site marchand…)
- Les cibles (caractéristique)
- Les contenu (les documents fournis par le client : photo, image, données…)
- Le nombre de page estimé pour le site
- L’arborescence (l’architecture du site voulu par le client, présenté sous forme schématique en citant les rubriques et menus principaux, les liens qui les relis
- La charte graphique/éditoriale (tonalité éditoriale et graphique du site)
- Type de nom de domaine (.fr, .com, .net…) à faire acheter par le prestataire ou à transférer si le client le possède déjà.
- Les services offerts sur le site (formulaire de contact, forum…)
- Les statistiques (nombre de visiteurs, périodicité et modalité de la mise à jour du site…)
- L’hébergement (externalisé ou assuré par le prestataire).
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Projet de cahier des charges pour une prestation de communication